Ο Ηλίας Δ. Τζαννής Διοικητικός και Πολιτικός επ., Οικονομολόγος, Περιφερειολόγος (MSc) είναι σήμερα επιχειρησιακός ερευνητής σε θέματα Management και Γραμματειακής Επιστήμης, συγγραφέας, ακαδημαϊκός υπεύθυνος του προγράμματος «Certified Adults Trainer for Secretaries Management Assistants», της ACTA, τεχνοβλαστού του Α. Π. Θ., αξιολογητής προγραμμάτων ΕΚΕΠΙΣ, εμπειρογνώμονας – Συντονιστής της Ειδικής Ομάδας Έργου ΕΛΟΤ 1437, που εκπόνησε το ελληνικό πρότυπο ‘’Γραμματεία Διοίκησης……..’’
‘’ΣΥΣΤΗΜΙΚΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ
ΓΙΑ ΝΕΟΦΥΕΙΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ‘’
Οι νεοφυείς ελληνικές επιχειρήσεις προσηλωμένες στην καινοτομία, την εξωστρέφεια και την προβολή του συγκριτικού τους πλεονεκτήματος, προκειμένου να γίνουν εντονότερα ανταγωνιστικές πρέπει να διαθέτουν, πέραν όλων των άλλων, και μια ευέλικτη συστημική οργάνωση της γραμματειακής τους υποστήριξης.
Για τον παραπάνω λόγο και διαθέτοντας εμπειρογνωμοσύνη στο θέμα αυτό, παραθέτουμε το πλαίσιο τεσσάρων βημάτων μιας τέτοιας οργάνωσης και εκτενέστερα:
1ο ΒΗΜΑ:ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΝΕΟΦΥΟΥΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ
Ο σχεδιασμός περιλαμβάνει αφενός την ανάλυση της γραμματειακής υποστήριξης που παρέχεται προς τη Διοίκηση και τους εσωτερικούς / εξωτερικούς πελάτες και αφετέρου την αξιολόγηση αυτής, σε σχέση με παραμέτρους του εσωτερικού και του εξωτερικού περιβάλλοντος. Σημαντική εν προκειμένω βοήθεια παρέχεται από τη SWOT ανάλυση, με ιδιαίτερη έμφαση στο ασθενές σημείο (weaknesses) & τον κίνδυνο / πρόβλημα (threats) της διαδικασίας υποστήριξης, καταστάσεις που αντιμετωπίζονται με συγκριτική αξιολόγηση αυτών (benchmarking analysis), σε σχέση με τα όσα εκτίθενται σε αντίστοιχα εδάφια του Ελληνικού Προτύπου ΕΛΟΤ 1437 ‘’Γραμματεία Διοίκησης……..’’. Ακολουθούν οι στόχοι, με προσδιορισμό των χαρακτηριστικών και των κατηγοριών τους, τα σχέδια και τα προγράμματα δράσης, που συνεπικουρούνται με την παροχή υπηρεσιών από τρίτους (outsourcing) και την παροχή εργασίας εκτός του κυρίως χώρου, από απόσταση (τηλεργασία).
2ο ΒΗΜΑ:ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΝΕΟΦΥΟΥΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ
Το βήμα αυτό περιλαμβάνει το κανονιστικό πλαίσιο του εύρους των αρμοδιοτήτων της Γραμματείας, σε συνάρτηση με τις εργασίες υποστήριξης (κύριες και βοηθητικές) και την περιγραφή / προδιαγραφές της θέσης / ρόλου Γραμματέων και ειδικότερα:
ι. Περιγραφή κύριων εργασιών γραμματειακής υποστήριξης.
ι.ι. Επικοινωνία :
Επικεντρώνεται στη διαχείριση της ενδο–εξωεπιχειρηματικής επικοινωνίας, αφενός γραπτής χαρτώας και ηλεκτρονικής, με συνδρομή δημιουργικής γραφής και κανόνων για τα επιχειρηματικά κείμενα και αφετέρου προφορικής λεκτικής και μη, στη διαπροσωπική επικοινωνία, με καθοριστική συμβολή της γλώσσας προσώπου και σώματος. Εδώ εντάσσεται η τηλεφωνική επικοινωνία, με τα πάσης φύσεως τεχνολογικά μέσα και αυτή μέσω συστημάτων τηλεδιάσκεψης και ηλεκτρονικού υπολογιστή και θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη η σχετική νομοθεσία με τα ως άνω.
Αντικείμενα υποστήριξης συναρτώμενα με την επικοινωνία είναι η διαχείριση δημοσίων σχέσεων και δικτυώσεων, η αντιμετώπιση κριτικής, διαφωνιών και συγκρούσεων, η οργάνωση συμβουλίων, συσκέψεων, τηλεδιασκέψεων, συνελεύσεων, συνεδρίων, εκδηλώσεων και ταξιδιών , η διαχείριση marketing, εικόνας και κύρους Γραμματείας / Γραμματέως / Επιχείρησης, χρόνου και στρες.
ι.ιι. Αρχειοθέτηση :
Αναφέρεται στην οργάνωση και διαχείριση χαρτών και ηλεκτρονικών αρχείων, με συνδρομή της επιστήμης της Αρχειονομίας και χρήση του Προτύπου ISO 15489-1/2001 ‘’Records Management’’. Σημαντικό ρόλο στην όλη διαδικασία διαδραματίζει και η νομοθεσία που αφορά στα χρονικά όρια διατήρησης των πάσης φύσεως τεκμηρίων αρχείων και οι προϋποθέσεις εκκαθάρισής τους.
ι.ιιι. Γνώση :
Οριοθετείται από το πλαίσιο της διαχείρισης και διάχυσης γνώσης της πληροφορίας, ενώ η συμβολή του διαδικτύου εν γένει και της πλατφόρμας Web 2.0. είναι καθοριστικά στις μέρες μας (βλ. άρθρο start up3.7.2014 ‘’Ανοιχτό καινοτομικό management και οι πρακτικές του, ως αντίδοτο…….’’).
ι.ιv. Συμμετοχή σε ειδικά θέματα και προγράμματα έργων.
Προσδιορίζονται κάθε φορά ανάλογα με τις γενικότερες ανάγκες και απαιτήσεις.
ιι. Περιγραφή βοηθητικών εργασιών γραμματειακής υποστήριξης.
Αναφέρονται στη διαχείριση ημερολογίου με ραντεβού, τυπικού υποδοχής, συστάσεων, προσφοράς αφεψημάτων, εορτολογίου, αναλωσίμων, μικροταμείου κ.ά.
Το πλαίσιο των ως άνω παραγόντων του 2ου βήματος, εδάφια ι και ιι, οριοθετεί τις απαιτήσεις περιγραφής και προδιαγραφών της θέσης / ρόλου Γραμματέως, ήτοι:
ι. Περιγραφή θέσης / ρόλου Γραμματέως.
Στην εν λόγω περιγραφή περιλαμβάνονται:
ι.ι. Ο βασικός στόχος της θέσης, που εστιάζεται στην επεξεργασία των στόχων και την υλοποίηση της στρατηγικής, ως καταστάσεων που απορρέουν από τα καθήκοντα σε κύριες και βοηθητικές εργασίες, όπως αυτές αναφέρονται στο 2ο βήμα, εδάφια ι και ιι.
ι.ιι. Οι αποφάσεις που παίρνει η θέση, οι οποίες διακρίνονται σε υλοποίησης, διορθωτικές, αρμοδιοτήτων, τακτικής, προγραμμάτων έργων, μεθόδευσης & τρόπων υλοποίησης στρατηγικής και οι οποίες συνεπικουρούνται από Συστήματα Λήψης Αποφάσεων. Τα συστήματα αυτά διαδραματίζουν ιδιαίτερο ρόλο σε περιπτώσεις ανάληψης ευθύνης κινδύνων, είτε αυτή λαμβάνεται υπό πίεση χρόνου και αντίξοες συνθήκες, είτε με επάρκεια χρόνου, προκειμένου να υπάρξει διασφάλιση στο μεγαλύτερο δυνατό βαθμό.
ι.ιιι. Η ομαλή λειτουργία της θέσης αναφέρεται στην οριοθετημένη ανάθεση αρμοδιοτήτων / ευθυνών εν γένει και ειδικότερα σε ότι αφορά τα ειδικά θέματα και τα προγράμματα έργων και όλα αυτά με συμφωνημένους στόχους, που εμπεριέχουν κριτήρια ποσοτικά, ποιοτικά, χρόνου και κόστους υλοποίησης διαδικασιών καθώς και χρήση των Προτύπων ΕΛΟΤ 1437 ‘’Γραμματεία Διοίκησης….’’ και ISO 15489-1/2001 ‘’Records Management’’.
ιι. Προδιαγραφές θέσης / ρόλου Γραμματέως.
Στις εν λόγω προδιαγραφές περιλαμβάνονται:
ιι.ι. Η αποδοχή τηλεργασίας, όπου και όποτε απαιτείται σύμφωνα με τη νομοθεσία.
ιι.ιι. Γνώσεις, δεξιότητες και ικανότητες σχεδιασμού και οργάνωσης Γραμματείας και αντίστοιχα αυτές για την υποστήριξη στα πεδία του 2ου βήματος, όπως αναφέρονται στα εδάφια ι και ιι καθώς και σε θέματα:
- Ανοιχτού management και των εργαλείων του Risk, Change, Crisis, knowledge, Project, Time, Stress Management, με συνεπικούρηση Πληροφοριακών Συστημάτων Διοίκησης & Συστημάτων Επιχειρηματικής Ευφυΐας.
- Τακτικών ομαδικής συνεργασίας και συμμετοχής σε ειδικά θέματα και προγράμματα έργων, με γνώμονα αναλυτική και συνθετική σκέψη, αξιολόγηση και εκτίμηση καταστάσεων, ευελιξία και καινοτομική οπτική.
- Προτύπων Συναισθηματικής Νοημοσύνης και e-Ηγεσίας.
ιι.ιιι. Γνώσεις βασικών αρχών των επιστημονικών πεδίων Διοίκησης Επιχειρήσεων, Οικονομίας, Δικαίου, Λογιστικής, Στατιστικής, Marketing.
ιι.ιv. Τα τυπικά προσόντα Γραμματέων είναι Μεταπτυχιακό Δίπλωμα, Πτυχίο ΑΕΙ / ΤΕΙ / ΙΕΚ / Ιδ.Σχολής Γραμματέων, Πτυχία ξένων γλωσσών, Πιστοποίηση από τον τεχνοβλαστό ACTA του Α.Π.Θ., του επαγγέλματος Γραμματέων και πιστοποίηση ψηφιακών δεξιοτήτων και ικανοτήτων τους σε συστήματα και λογισμικό Η/Υ καθώς και αυτή δακτυλογραφίας τυφλού συστήματος και στενογραφίας.
3ο ΒΗΜΑ:MANAGEMENT ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΝΕΟΦΥΟΥΣΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ
ι. Αναφέρεται στις υποχρεώσεις επιχειρηματία ή στελέχους που εποπτεύει τη Γραμματεία και τη θέση / ρόλο των Γραμματέων και αφορά ειδικότερα τη:
- Βελτιστοποίηση του χωροταξικού, εργονομικού και τεχνολογικού / τηλεματικού περιβάλλοντος καθώς και αυτού υγείας και ασφάλειας εργασίας και εργαζομένων με βάση τη σχετική νομοθεσία και τα εργαλεία του ΕΛΙΝΥΑΕ.
- Παρουσίαση των διαχρονικά σταθερών επιχειρηματικών αξιών οράματος και κουλτούρας, την παροχή Mentoring και δια βίου εκπαίδευσης σε Γραμματείς.
- Παρακολούθηση τήρησης του κώδικα ηθικής και δεοντολογίας επαγγέλματος.
- Δημιουργία κλίματος εργασιακής ικανοποίησης.
ιι. Αναφέρεται στις προϋποθέσεις ανάθεσης από επιχειρηματία ή στέλεχος αρμοδιοτήτων και ευθυνών σε Γραμματείς και ειδικότερα:
1η Προϋπόθεση: Απαιτήσεις πριν από την ανάθεση αρμοδιοτήτων και ευθυνών.
- Ορίζονται στόχοι, πρότυπα μέτρησης για ποιότητα, ποσότητα, χρόνο, κόστος υλοποίησης αρμοδιοτήτων, με πλαίσιο ορίων κατανοητών και μετρήσιμων.
- Οριοθετούνται οι αρμοδιότητες / η λήψη αποφάσεων / οι πρωτοβουλίες / οι ευθύνες και συμφωνούνται τα ως άνω.
2η Προϋπόθεση: Απαιτήσεις κατά την ανάθεση αρμοδιοτήτων και ευθυνών.
- Ανατίθενται αρμοδιότητες και ευθύνες.
- Παρακολουθείται η εξέλιξη πραγμάτωσης των στόχων.
- Δίδονται κίνητρα στην περίπτωση επίτευξης των στόχων.
- Σε περιπτώσεις απόκλισης από τους στόχους διενεργείται έλεγχος, ζητείται λογοδοσία από Γραμματείς και απονέμονται ευθύνες.
- Διενεργούνται αλλαγές για επανακαθορισμό και συμφωνία επί των στόχων.
4ο ΒΗΜΑ:ΕΛΕΓΧΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΝΕΟΦΥΟΥΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ
Ελέγχονται οι υποχρεώσεις του εδαφίου ι και οι ως άνω δύο προϋποθέσεις του εδαφίου ιι του 3ου βήματος καθώς και τα περιλαμβανόμενα στα βήματα 1ο και 2ο και προσδιορίζεται ‘’το καλώς έχειν’’ ή ‘’οι αποκλίσεις’’ επ’ αυτών, ζητείται λογοδοσία από τους αρμοδίους και απονέμονται ευθύνες.
Κατόπιν αυτών πιστεύουμε ότι η συστημική οργάνωση που αναλύθηκε παραπάνω, μπορεί να εφαρμοστεί ανέξοδα και να συμβάλλει στην ορθολογικότερη λειτουργία της γραμματειακής υποστήριξης, τόσο των νεοϊδρυόμενων νεοφυών επιχειρήσεων, όσο και αυτών που ήδη λειτουργούν.
